การสัมมนา เป็นการประชุมกลุ่มประเภทหนึ่ง ที่ต้องอาศัยกลุ่มเป็นหลักโดยทั่วไป ผู้ที่จะเข้าสัมมนาจะต้องเป็นผู้ที่มีประสบการณ์ในเรื่องนั้น ๆ มาประชุมเพื่อศึกษาปัญหา วิเคราะห์ สรุป และหาแนวทางแก้ปัญหาร่วมกันตามหลักการของประชาธิปไตย ส่วนการสัมมนาตามหลักสูตร ในวงการศึกษา ได้จัดวิชานี้ให้นักศึกษาขึ้น โดยมีจุดมุ่งหมาย ให้นักศึกษารู้จักศึกษาค้นคว้าเนื้อหาสาระและข้อมูลเอกสารจากแหล่งต่าง ๆ คัดเลือกรวบรวมเรียบเรียง วิเคราะห์วิจารณ์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่นักศึกษาสนใจ สามารถเขียนรายงานเป็นผลงานทางวิชาการตามรูปแบบสากลนิยม และนำผลเป็นการรายงานในเรื่องที่ได้ศึกษาค้นคว้า
ความหมายของการสัมมนา“สัมมนา” มาจากคำว่า สํ + มน แปลว่า ร่วมใจ เป็นศัพท์บัญญัติให้ตรงกับคำว่า Seminar หมายถึง การประชุมที่สมาชิกซึ่งมีความรู้ ความสนใจในเรื่องเดียวกันมาประชุมด้วยความร่วมใจ ปรึกษาหารือ ร่วมใจกันคิดช่วยกันแก้ปัญหา
– การประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้และความคิดเห็นเพื่อหาข้อสรุปในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
– ในวงการศึกษา สัมมนาเป็นวิชาที่เปิดสอนให้นักศึกษา ได้ร่วมกันศึกษาปัญหาและประชุมอภิปรายกัน
– ในวงการอื่นๆ เป็นการประชุมเพื่อต้องการแสวงหา แนวทางและความคิดใหม่ๆ เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ และหาแนวทางแก้ไขปัญหาร่วมกัน
1.1 กลุ่มผู้จัดสัมมนา
เป็นกลุ่มบุคคลที่มีบทบาทต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวในการสัมมนาแต่ละครั้งเป็นอย่างมาก คือ คณะกรรมการจัดดำเนินการสัมมนา จะเป็นคณะกรรมการกลางในเรื่องนโยบาย และการปฏิบัติต่างๆ ให้สำเร็จด้วยดี
บุคคล/คณะกรรมการมี่ทำหน้าที่ดูแลการจัดสัมมนา ประกอบด้วย
1. ประธานและรองประธาน
2. เลขานุการและผู้ช่วยฯ
3. นายทะเบียนและคณะกรรมการฝ่ายทะเบียน
4. กรรมการและคณะอนุกรรมการฝ่ายเอกสาร
5. เหรัญญิกและผู้ช่วยเหรัญญิก
6. กรรมการฝ่ายสถานที่และวัสดุอุปกรณ์
7. กรรมการฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม
8. กรรมการฝ่ายประชาสัมพันธ์
9. กรรมการฝ่ายปฏิคม
10. กรรมการฝ่ายพยาบาล
11. ฝ่ายประเมินผล
12. ฯลฯ
บุคคลที่ทำหน้าที่ในการบรรยาย/อภิปราย เป็นผู้ผู้มาให้ความรู้ ให้ประสบการณ์แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้แนวคิดบางประการที่จะใช้ประโยชน์ต่อการสัมมนาในแต่ละครั้ง
1.3 กลุ่มผู้เข้าร่วมสัมมนา
ผู้ที่สนใจในปัญหา ประสบปัญหา ต้องการแสวงหาความคิดใหม่ๆ ต้องการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ / ความคิดเห็น / ทัศนคติ เป็นกลุ่มที่มีความรู้และปัญหาที่จะศึกษาใกล้เคียงกัน
องค์ประกอบของโครงการ
1. ชื่อโครงการ : การตั้งชื่อควรสอดคล้องกับการสัมมนา
2. หลักการและเหตุผลที่ต้องมีการสัมมนา
3. วัตถุประสงค์
4. กลุ่มเป้าหมาย
5. วิทยากร
6. ระยะเวลา
7. สถานที่
8. วิธีการสัมมนา
9. กำหนดการสัมมนา : แสดงรายละเอียดในเรื่องเวลาและเรื่องที่จะสัมมนา
10. งบประมาณที่ใช้ : เท่าใด ใครรับผิดชอบ รายละเอียดงบ
11. ประเมินผล : ทำภายหลังการจัดสัมมนาแล้ว
12. ผู้จัดสัมมนา : คณะกรรมการฝ่ายต่าง ๆ
13. ผู้รับผิดชอบโครงการ
14. ผลที่คาดว่าจะได้รับ
3. ด้านสถานที่และอุปกรณ์ต่าง ๆ
ด้านสถานที่ ได้แก่
– ห้องประชุมใหญ่ ใช้ในการบรรยาย/อภิปราย
– ห้องประชุมย่อย
– ห้องรับรอง วิทยากร/แขกพิเศษ
– ห้องรับประทานอาหาร/อาหารว่าง
– ไมโครโฟน/เครื่องขยายเสียง
– เครื่องฉายสไลด์/Overhead/จอภาพ
– เทปบันทึกเสียง/กล้องถ่ายวีดีโอ/กล้องถ่ายรูป
– อุปกรณ์ด้านเครื่องมือช่วยงาน เช่น คอมพิวเตอร์/เครื่องพิมพ์/เครื่องถ่ายเอกสาร
– อุปกรณ์ด้านเครื่องเขียน เช่น กระดาษ ไวท์บอร์ด-ปากกาแยกสี แผ่นใส ฯลฯ
4. รูปแบบวิธีการจัดสัมมนา
=> การบรรยาย (Lecture of speech)
=> การอภิปรายทั่วไป (Forum)
=> การอภิปรายแบบกลุ่มย่อย (Group Discussion)
=> การปฏิบัติการ (Workshop)
=> การสังเกตการณ์ (Observation)
=> การสาธิต (Demonstration)
=> การพบปะสนทนา (Session)
=> การศึกษานอกสถานที่/ดูงาน
=> การระดมความคิด (Brainstorming)
ฯลฯ
การดำเนินการจัดสัมมนา
1. การสังเกต
2. การสำรวจ
3. แบบสอบถาม
4. การสัมภาษณ์
5. ศึกษาจากเอกสาร
การจัดสัมมนาโดยทั่วไป เมื่อวิเคราะห์งานและได้ข้อมูลที่เป็นปัญหาสำคัญ ในหน่วยงาน จากนั้นข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งาน จะเป็นส่วนหนึ่งของหลักการและเหตุผล และเป็นแนวทางในการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ระยะ ได้แก่
1. ระยะเตรียมงาน
ระยะเตรียมงาน หมายถึง การวางแผนและเตรียมการในด้านต่าง ๆ เพื่อให้มีความพร้อมก่อนที่จะดำเนินการจัดสัมมนาทางวิชาการ ระยะการเตรียมงานแบ่งออกเป็น 2 ระยะ คือ การเตรียมงานระยะแรก ต้องจัดให้มีการประชุมโดยคณะกรรมการประสานการดำเนินงาน เพื่อทำหน้าที่ / แต่งตั้งผู้ดำเนินการจัดสัมมนา / กำหนดวัตถุประสงค์ / เลือกหัวข้อเรื่อง / จัดประเด็นของปัญหา / วิธีการสัมมนา / กำหนดวิทยากร / กำหนดสถานที่ / กำหนด วัน เวลา ตารางการสัมมนา /กำหนดงบประมาณ /กำหนดกิจกรรม / กำหนดวิธีการประเมินผล / วางแผนการประชาสัมพันธ์ / จัดทำแผนปฏิบัติงาน / จัดทำโครงการสัมมนา
การเตรียมงานระยะที่สอง เมื่อโครงการสัมมนาได้รับการอนุมัติ ต้องดำเนินงาน / ประชุมวางแผนร่วมกับทุกฝ่าย / เตรียมระเบียบวาระการประชุม / ออกหนังสือเชิญวิทยากร และสมาชิกผู้มีเกียรติเข้าร่วมสัมมนา/ ติดต่อวิทยากร /รวบรวมรายชื่อผู้เข้าร่วมสัมมนา / จัดพิมพ์ เข้าเล่ม เอกสารประกอบการสัมมนา / พิมพ์แบบประเมินผล / ติดต่อสถานที่ / ทำการประชาสัมพันธ์ / จัดเตรียมค่าใช้จ่าย / จัดเตรียมของที่ระลึก / ค่าตอบแทนวิทยากร
2. ระยะดำเนินการ
ระยะดำเนินการ การจัดสัมมนา จะใช้เวลาเพียงวันเดียวหรือหลายวันตรวจสอบความเรียบร้อยของห้องประชุม / แสงเสียง / การจัดโต๊ะเวที/ วิทยากร ฯลฯ คอยต้อนรับวิทยากร ผู้ดำเนินรายการ และแขกผู้มีเกียรติรับลงทะเบียนผู้เข้าร่วมสัมมนาแจกแบบประเมินผลดูแลและอำนวยความสะดวกตลอดงาน
มอบของที่ระลึกและค่าตอบแทนวิทยากร
จากขั้นตอนการสัมมนาข้างต้น สรุปขั้นตอนในการจัดสัมมนาอย่างย่อ ๆ ไว้ดังนี้
2. พิธีเปิดการสัมมนา
3. การประชุมใหญ่ มีวัตถุประสงค์เพื่อ
3.1 รับฟังหรือชี้แจงวัตถุประสงค์ของการสัมมนา
3.2 วิธีการหรือแนวทางในการสัมมนา
3.3 ฟังวิทยากรพูด/อภิปรายในประเด็นสำคัญต่าง ๆ
3.4 การแบ่งกลุ่มย่อย
3.5 ข้อตกลงอื่น ๆ ที่เห็นสมควร
4. การประชุมกลุ่มย่อยเพื่อศึกษา วิเคราะห์ สรุปประเด็นและข้อเสนอแนะ วิธีการแก้ปัญหา หรือแนวทางในการแก้ปัญหาต่าง ๆ ของกลุ่ม
5. การประชุมรวม เพื่อรายงานผลการประชุมพร้อมทั้งแนวทางในการแก้ปัญหาของแต่ละกลุ่มย่อย อภิปรายผลทั่วไป และประเมินผลการสัมมนา
6. พิธีปิดการสัมมนา
3. ระยะหลังการจัดสัมมนา
- จัดพิมพ์หนังสือขอบคุณวิทยากร
- จัดการ-การเงิน
- ประเมินผลการสัมมนา
- จัดทำเอกสารการสัมมนา
- ประชุมสรุปผลการสัมมนา
- จัดทำรายงานผลการสัมมนาฟ
- จัดส่งเอกสารการสัมมนา
2. กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมสัมมนาทุกคน ได้มีส่วนร่วมในการสัมมนาอย่างเต็มที่
3. มีการเสนอเอกสารและข้อมูลใหม่ๆ
4. ได้รูปแบบของการแก้ปัญหาหลายๆ แนวทางที่เหมาะสมกับสถานการณ์ต่างๆ
ข้อจำกัดของการสัมมนา
2. ผู้เข้าร่วมสัมมนาไม่กล้าตักเตือนผู้เข้าร่วมสัมมนาท่านอื่นๆ ที่กระทำตนไม่เหมาะสมในขณะสัมมนา
3. ระยะเวลาในการสัมมนาถ้าหากมีเวลาจำกัดจะเป็นอุปสรรคต่อการศึกษาค้นคว้าหาข้อมูลของผู้เข้าร่วมสัมมนา